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如何組織策劃和執行一場成功的年會(晚會)?

各大公司的企劃部、市場部、品牌部、營銷部和運營部的小伙伴們,馬上就要10月了,你們是不是已經開始著手準備,或者組織規劃公司的年會(晚會)了?

各大公司的企劃部、市場部、品牌部、營銷部和運營部的小伙伴們,馬上就要10月了,你們是不是已經開始著手準備,或者組織規劃公司的年會(晚會)了?

不要以為年會只是一場公司內部的狂歡活動(如果是這樣,交給行政部妹子辦就好了)。作為既抗得起品牌、搞得定客戶、做得了活動的你,年會這么一個大展拳腳的機會一定要好好發揮,畢竟,往小了說,年底的績效評估它可占了至少一半的作用。

往大了說,如果辦得好,那將是一場集合客戶、合作伙伴、上下游公司的一場品牌活動,不僅可以增強搞好客戶關系,為下年的合作做好基礎,還能打造一場聲勢浩大的品牌勢能,彰顯企業實力,提升行業影響力。也能減輕一下明年開年的運營負擔。

說了這么多,那么,要達到如此多目的的年會究竟應該怎樣策劃和執行呢?去年我所在的公司剛好舉辦了一場600人以上、活動現場十分順暢,并且廣受客戶及領導好評的年會。

先說說活動背景。公司是一個B2B平臺,可以大致想象成地產行業的阿里巴巴。去年12月下旬,為了打造行業影響力,邀請了供需雙方的實力客戶一起參加的年會,主要活動內容包括演講、論壇、頒獎三部分內容。最開始預計參會人是300+。(后來發現熱度太高,直接參會人翻番)

先甩一張整體圖(因為一個活動涉及的內容太多,這里主要梳理方案策劃及流程部分,不涉及創意方面)

如何組織策劃和執行一場成功的年會(晚會)?

(右擊,在新標簽頁中打開即可查看大圖)

第一步:確定活動方案

所謂主線方案是指,確定活動的主要內容,其中包括但不僅限于活動目標、活動時間和地點、活動形式、活動大致流程。因為整個策劃案的細節都是以這幾方面作為核心點的。

1、活動目標:就是指想通過本次活動達到什么目的

具體如何確定呢?

首先給活動定個基調,是品牌宣傳活動,還是促銷活動,還是用戶運營活動。因為不同的類型的活動確定目標的標準和維度不一樣。就去年的那次活動來說,更傾向于品牌宣傳活動,目的是為了提升公司品牌在整個行業的知名度和影響力。

大方向的活動目標確定后,再分解目標。思考方式是,通過哪些方面能體現一個公司品牌的影響力呢?我們主要考慮了以下幾個方面:

  1. 地產行業知名企業(開發商端+供應商端)的參與數。我們的評價維度是行業前20
  2. 地產行業意見領袖的參與數。像王石這種大咖,以及百強地產行業總經理級別人士
  3. 作為一個行業性盛會,必須新的、領先的觀點。所以需要邀約相關人士進行演講分享及論壇討論等
  4. 另外,本次活動作為線上評選的承接,需要針對供需雙方頒獎。以這個角度也能增加邀約嘉賓的砝碼。

2、活動形式

通過活動目標分解,活動形式已經呼之欲出了。對應我們的目標分解內容來看,本次活動至少包含以下幾方面的內容:

  • 行業大咖演講及觀點分享,可分為開發商端大咖分享和供應商端大咖分享。
  • 論壇環節。通過集中討論,碰撞出思維的火花。
  • 現場頒獎。為了體現隆重性和權威性,可以讓開發商端行業大咖給供應商端頒獎,并且頒獎必須有獎牌獎碑類的實物。
  • 年會活動一般相當于慶功宴,大家都需要對辛苦一年的自己坐一個犒賞。另外,頒獎這么熱鬧的是,優勢行業供需雙方都在場,組織一場晚宴是十分必要的。一方面把活動推向高潮,另外方面促進雙邊的交流,增加活動的滿意度。

3、活動時間

需要考慮幾方面:

  • 對參會人來說是否方便。許多公司都會進行一年的總結,如果有一個行業性的獎項,也是成績的體現,所以活動時間必須選在大部分公司進行年終總結之前。
  • 對作為主辦方的我們來說,地點是否方便時間是否充裕。一般來說本地作戰比較方便,在物資、人員調配以及成本上,都能進行較好的把控。時間上,根據活動可能需要的大宗事項準備進行預估,一般來說,都是一個月。
  • 確定公司的資源及預算。前面我們分析過,行業性大咖的邀請將成為本次活動成敗的關鍵,所以公司已有的人脈及企業資源主要集中在哪里,如果在廣深,那最好將活動地點定在廣深。另外預算上也需要考慮,異地作戰的話,各方面的費用都會增加。另外參會人的差旅住宿也是一大開支。

綜合以上幾方面的考慮,權衡之后作出你活動地點的選擇。

4、活動大致流程

活動形式基本確定后,再進行細節的豐滿。主要考慮以下兩個方面:

  • 活動的流暢性。舉個極端的例子:聽了20分鐘演講,主持人說來大家一起合個影,然后再坐回去接著聽,這典型不流暢的。
  • 人性的特點。人能夠高度集中精力的時間一般也就20分鐘,所以演講時間最好控制再20分鐘分鐘以內。不間斷做類似事情的時間,大概是2-3個小時(比方說我們讀書、上班,都是分上午和下午),所以同一類型的活動需要不宜持續超過3個小時,中間最好穿插其它類型的活動,以幫助參與者放松。

通過以上兩方面的考慮,我們將活動流程豐滿至如下。

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第二步:確定活動的落地方案

一個活動能否成功,關鍵在于執行。當方案確定那一刻,你會發現,欣喜轉瞬即逝,接下來就是壓力山大。因為要做的大大小小的事情實在是太多了。這個時候,你就需要以下3大法寶。

1、取得公司層面支持,明確自己的權利和義務

好幾百人的大會,不可能由一兩個人完成,整體需跟進事和調配的資源極大。這個時候,你可以根據活動方案,大致估算一下需要的人手以及涉及到的部門,取得公司層面的支持,并有公司層面宣傳由你擔當這次活動的總統籌,所有人必須以這件事為先,聽你調配。

這里有兩個關鍵點:

  • 公司要了解這件事的重要性,需要你或者你的領導去溝通和傳達。
  • 一定要召集所有相關人,然后由公司層面宣傳由由你統籌。這樣你才能名正言順。

2、將活動方案“進化”成落地方案

在取得統籌權利和公司支持后,你需要合理利用這些人員和資源。活動方案只能告訴大家,我們大概要做一個什么事情,并不能讓大家知道這個活動具體要做什么事,什么時候做,以及要做到什么程度。所以落地方案就非常重要了。這里有幾個步驟:

  • 用活動方案,告訴大家,我們要做一件大事,做好了之后有什么效果和好處。
  • 用落地方案,告訴大家,為了達到這些目的,做成這件大事,我們需要做123456這些事。1由誰負責,2由誰負責….每個小組需要達成一個什么樣的分目標,這件事情的關鍵點是什么,等等。
  • 我將作為大家強力的后盾,有任何疑問隨時找我。而我,也將隨時了解各位的進展情況。
  • 任務分解,責任到人,保證每個人明確自己的任務。

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注:這里只截圖了一小部分

第三步:確定活動關鍵型元素:如酒店,并進行實地踩點(多次!)

這點其實歸于前面的部分,之所以單獨拿出來說,是因為酒店作為整場活動的承載點,必須確人好各項細節,才能進行下一步的安排。

1、預定酒店:像五星級酒店,容納500人以上的酒店,提前2個月預定可以省十多萬

2、酒店硬件確定:是否配備LED屏,酒店自帶的LED屏是否足夠大氣;音響效果,話筒;外接音響等設備接線是否方便;控制室在哪里,是否方便等等。

3、酒店裝飾確定:是否有空間搭建燈光桁架,現場哪些地方可以放背景板,哪些地方可以貼海報等等。如果有些必要的地方不能貼物料,與酒店人員提前溝通等。

4、同時還要注意,酒店方直接對接人員配合度怎樣,反應是否及時。因為到時候現場如果酒店配合慢,將引起巨大的問題。

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第四步:活動前期準備

這里包括三個部分,一是“硬裝”準備,一個是“軟裝”準備,還有一個是“活動人員”準備。

1、硬裝

“硬裝”主要是指活動現場“硬”的設備,如燈光、音響、屏幕切換器、LED屏等。這部分工作準備好了,活動流程的順利進行就保證了一大半。

這部分工作的難點在于找到質量好、服務好、配合度高的服務商。一般有兩種方法,一是盤點公司或者自己手頭上已有的已合作過的服務商資源,二是發動公司所有人及自己的關系尋找新的服務商。主要要做到貨比三家,從東家獲取專業知識去比對西家的產品及報價,這樣才不容易被坑。

2、軟裝

“軟裝”主要是指活動現場的裝飾性物料,如背景板、臺卡如座位卡簽到卡等、海報、參會證、裝袋資料等等。這部分需要把控的是

  • 確定現場整體的“裝修圖”,及現場物料怎么擺放,統一設計風格及必要元素(如LOGO、年會主題)。
  • 各物料的材質、尺寸、數量、價格、預計印刷時間等等。材質則需要特別注意的是,一定要打樣,親眼看到親手摸到才能放心。

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3、活動人員

“活動人員”是指非公司內部人員的現場活動人員,比如接待禮儀、節目表演人員、安保人員等等。這部分人員也需要提前與相關服務公司確認,人員數量、到場時間、彩排時間、表演的具體節目等等。為了保證活動整體水平,像禮儀的服裝、表演的節目風格等等,都需要統籌人員進行最后的確定。

關于以上幾點,我的建議是,可以讓服務商畫好現場搭建圖,如燈光服務商畫好現場燈光搭建圖,廣告物料服務商確定現場各種物料的擺放圖并表明尺寸。當然,如果公司有預算,以上這些公司可以全部外包給策劃公司。但作為統籌人員的我們,了解基本套路,才能不被策劃公司忽悠。

第五步:跑流程、現場物料最后確認及彩排

1、跑流程

主要指兩個方面:

  • 作為總統籌,需要不斷在腦海中梳理每個流程細節,想象在腦海里開一場年會,從頭到尾走上幾遍。
  • 當基本物料和人員配備都準備好之后,拉上關鍵人員如主持人、各項目負責人、關鍵環節工作人員一起跑幾遍流程。(這里的關鍵環節是指你覺得可能出問題、復雜的環節)。

多跑幾遍并不斷調整其中可能出現問題的地方,這樣能最大限度保證真正活動時的順利進行。

2、現場物料最后確認必須對照物料清單一個個核對

“硬裝”比較大,數量好清點,但如果某一項出現紕漏將影響活動流程的順利進行,如音響設備等。這種需要在彩排時多次試用確認,最好準備好備用方案,如多備一套音響設備。

“軟裝”方面出現大問題的可能性不大,但小問題如打印錯文案等,解決方法時相對大型物料提前確定,小型的廣告物料一般當天能緊急做出來。

3、彩排

彩排大家都懂,就是抽出一天時間將所有工作人員,硬件設備操作人員、禮儀節目表演等活動人員全部拉到現場,根據活動流程全部大致走一遍。

多說一句,非公司內的工作人員,其余的可能會有費用產生,一般表演人員都是按天結算的。

第六步:活動現場把控

如果活動前期準備比較充分,一般來講現場出現大問題的可能性不大。但老話說得好,“計劃趕不上變化”,做過線下活動的朋友都知道,現場總會多多少少出現一些小問題。這里,給大家幾點建議:

1、建立現場會務微信群

微信作為實時溝通工具,可以在微信群隨時了解各處的情況。也可以把相關領導拉進去,因為領導在接觸客戶過程中,可以發現另一個角度的問題。隨時提要求,我們可以隨時調整。

2、關鍵項目負責人必須人手一個對講機

這與微信群互為補充,也是為了更快響應現場的變化和需求。微信群用于全面了解現場的情況,無論是誰反饋的問題,無論問題大小都可以隨時了解。而對講機用于下達指令,讓各項目負責人快速響應,解決問題。

3、主持人旁邊必須有一個人協助

雖然前期的方案、大致流程與領導過過,但是很多小細節其實領導在策劃過程中并不在意,但在現場可能隨時會提出改進意見,比方說茶歇提前10分鐘,主持稿的小改動等。主持人要時刻保持狀態,這些小細節就需要有人實時關注微信群,并確定好之后告訴主持人。甚至準備好修改后的主持稿。

4、現場總統籌必須呆在固定位置

現場總統籌與活動方案的總策劃最好是一個人,這樣這個人能完全知道現場各個環節的細節,也知道萬一出現什么問題,立即找到響應的項目負責人。總統籌建議長駐在設備控制區(放置屏幕切換器、電腦、音響設備控制的地方),現場任何工作人員有任何問題,都知道去哪里找總統籌,避免像無頭蒼蠅一樣找不到具體事項的負責人。

第七步:活動收尾及復盤

活動終于順利結束了是不是松了一口氣?是的,可以松一口氣,但第二口氣得馬上提起來。因為你還要收拾現場、盤點剩余的物料、確保運輸到位;結算服務商尾款、跟公司報銷;還有最最重要的一點就是:活動復盤。

1、所有工作人員都要參與

在我看來,活動復盤就是再做一次活動策劃,不同的是,你有了一次實實在在的經驗。拉上所有的工作人員一起復盤看看哪里做得不好,思考怎么改進,下次做的時候我們還可以做哪些提升;復盤哪里做得好,為什么做得好,下次是不是可以更好。

必須所有的有參與過的工作人員一起哦,因為每個人看到的角度不一樣,思考點不一樣。最核心的是,只有當時做這件事的人,才真正知道這件事怎么改進更好。

2、整理關鍵服務商信息以備以后使用

服務商資源對于策劃來講,就跟客戶資源對銷售一樣重要。所以必須建立服務商信息庫,記錄好聯系方式,本次活動的服務水準,優劣勢,建議復用程度等等。

3、撰寫復盤總結,幫助自己思考

個人覺得,我以為我知道的,在寫出來的時候才發現自己并沒有想得很清楚。所以必須形成相關的文字或者PPT總結。一方面幫助自己思考,另一方面可以展示給所有工作人員,讓大家下次可以做得更好。

作者:幺幺

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